Небольшое напоминание для хороших новичков: чтобы отправить одно и то же сообщение нескольким людям, вам не нужно составлять письмо столько раз, сколько получателей ...
Получатели электронного письма
- Первое решение состоит в том, чтобы ввести в поле Кому: адреса электронной почты ваших получателей, один за другим, через запятую или точку с запятой.
Вы можете уточнить обработку, установив иерархию в этой групповой отгрузке. Это включает отправку сообщения основному корреспонденту (следовательно, через поле Кому :) и отправку заверенной копии другим получателям. Для этого введите их адрес в поле « Копия:» для «Копия».
Электронное письмо имеет точно такой же аспект, как оно было отправлено с помощью команды «Кому:» или «Копия:», но это указывает получателю, ожидаем ли мы ответа в явной форме или отправляем сообщение для информации.
По x причинам мы можем пожелать, чтобы несколько получателей электронного письма не знали, что это групповое письмо. Типичный пример: приветственные письма. Чтобы у всех сложилось впечатление, что вы отправили им уникальное и персонализированное электронное письмо, даже если вы отправляете сообщение 300 людям в своей адресной книге, вам нужно будет ввести адреса в третьем поле ввода : СК , за "Невидимую копию". По умолчанию этот параметр скрыт, но все, что вам нужно сделать, это установить флажок « Все заголовки» в меню « Просмотр», чтобы появилась строка скрытой копии .
- Второе решение , более подходящее при чрезмерном увеличении количества адресатов, заключается в их выборе из адресной книги. В меню « Сервис» щелкните « Выбрать получателей» . Слева от этого мастера находится исчерпывающий список ваших контактов. Все, что вам нужно сделать, это выбрать человека и нажать одну из трех кнопок « Кому» , « Копия» или « Скрытая копия», чтобы добавить его в список получателей электронной почты в соответствии с одним из этих способов отправки. Повторить манипуляцию столько раз, сколько необходимо.
Чтобы добавить сразу несколько контактов, выберите их, удерживая нажатой клавишу Ctrl , затем нажмите одну из трех кнопок.
- Третье решение полезно, если вы часто отправляете электронные письма одной и той же группе людей. В этом случае интересно определить эту группу раз и навсегда в адресной книге, так что вам нужно будет ввести только одно имя, чтобы связаться с каждым членом «племени». В меню Сервис щелкните Адресная книга . В записной книжке выберите команду « Новая группа» в меню « Файл» . После именования группы нажмите Выбрать в угольки и выбрать контакты в списке слева от окна. Нажмите кнопку Выбрать , расположенную в центре, и подтвердите, нажавОК .
Теперь, чтобы отправить по электронной почте членам группы, все , что вам нужно сделать , это ввести свое имя в одном из полей ввода, To: , Cc: или Bcc .
Не включать исходные сообщения
По умолчанию при ответе на электронное письмо с помощью команды « Ответить» Outlook принимает на себя все исходное сообщение. Ценность размещения ответа в контексте очевидна, однако, если по какой-то причине вы все еще хотите начать с пустого сообщения электронной почты, вам просто нужно сделать следующее:
- Выберите команду « Параметры» в меню « Инструменты» .
- Перейдите на вкладку Отправления .
- Снимите флажок Включить исходное сообщение в ответ .
Обратите внимание, что относительно этой автоматической вставки исходного текста можно сделать отступ для этого сообщения или нет. Кроме того, в случае обычного текста вы можете определить символ отступа (на вкладке «Отправки» параметров Outlook нажмите кнопку параметров HTML или параметры обычного текста ).
Подтверждение получения
К электронному письму можно прикрепить запрос подтверждения прочтения, который будет возвращен вам в виде автоматического сообщения, похожего на подтверждение получения. Однако обратите внимание, что это всего лишь запрос, и получатель может его полностью игнорировать, особенно если вы злоупотребляете этой опцией. Чтобы систематически запрашивать подтверждение:
- Выберите команду « Параметры» в меню « Инструменты» .
- Перейдите на вкладку "Уведомления о прочтении"
- Установите флажок Запрашивать подтверждение .
Также возможно запросить это подтверждение чтения только в индивидуальном порядке. Нам это кажется более разумным. Для этого просто установите флажок « Запросить уведомление о прочтении» в меню « Инструменты» перед отправкой электронного письма.
Приоритет сообщения
Можно определить уровень приоритета сообщения. Если сообщение отправлено с высоким или низким приоритетом, это не влияет на скорость, с которой письмо отправляется получателю. Единственное отличие от стандартного электронного письма - это красный восклицательный знак, который он отображается во входящих. Этот вариант имеет смысл только в том случае, если вы используете его только изредка, чтобы писать людям, которых вы хорошо знаете, коллегам, друзьям, семьям и т. Д. С другой стороны, не ждите, что потенциальный работодатель или горячая линия рассмотрит ваш запрос более оперативно под тем предлогом, что он отмечен этой пиктограммой. Напротив, электронное письмо, отправленное с высоким приоритетом, когда нет места, будет раздражать его получателя.
В любом случае, чтобы изменить приоритет сообщения, просто отметьте нужный вариант в меню « Сообщения» (команда « Установить приоритет» ) или нажмите кнопку « Приоритет» .
Написать электронное письмо, не открывая Outlook
Так же, как можно создавать ярлыки для начала загрузки веб-страницы, вы можете очень просто открыть новое сообщение, даже когда Outlook закрыт. Письмо, составленное таким образом, будет сохранено в папке «Исходящие» и будет отправлено при следующем подключении. Чтобы создать один из ярлыков на рабочем столе, выполните следующие действия:
- В свободном месте на рабочем столе разверните контекстное меню, щелкнув правой кнопкой мыши.
- Выберите команду « Создать» , затем « Ярлык» .
- В появившемся мастере создания ярлыков просто введите mailto: или mailto:, а затем адрес конкретного получателя .
- Подтвердите , назовите ярлык, и все готово. Теперь вам просто нужно дважды щелкнуть по этой ссылке, чтобы писать электронные письма, не открывая Outlook.